Felnőttképzési intézmények hatósági ellenőrzése, avagy fókuszban az ellenőrzések

Ígértem nektek, hogy folytatása következik a Felnőttképzési intézmények hatósági ellenőrzése című cikkemnek. Íme 🙂

A szakértői bizottságot úgy vártuk, hogy minden dokumentumot előkészítettünk, hogy ne kelljen semmit keresgélni, egyből oda tudjunk adni, ha szükség van rá. Ezt nagyon jó néven vették, megköszönték. Elmondták, hogy voltak olyan ellenőrzésen, ahol órákat vett igénybe a dokumentumok összekészítése…

El kell hogy mondjam, nagyon alaposak voltak, minden részletet alaposan átvizsgáltak a szakértők. Kérdéseket persze tettek fel, de nem voltak rosszindulatúak. Elfogadták az eltérő, de jogszabálynak/rendeletnek megfelelő véleményünket is.

AZ ELLENŐRZÉS

2016. március 8-án 10 órára érkeztek meg hozzánk az ellenőrzést végző szakértők. Ők is izgatottak voltak, hiszen 2016. első ellenőrzésére volt szó.

A helyszíni szemle egy nyitóértekezlettel kezdődött, amikor intézményünk képviselője megnézte a szakértők megbízóleveleit, majd a szakértői bizottság felhívta a figyelmet az együttműködésre és az együttműködés hiányának jogkövetkezményeire. Tájékoztattak bennünket az eljárás során megillető jogainkról és kötelezettségeinkről.

I. Az intézmény jogállásást igazoló dokumentumok hatályossági vizsgálatára került sor.

1. Megnézték, hogy az intézmény nyilvántartásban szereplő adatai megegyeznek-e a hatályos okiratban szereplő adatokkal, vagyis a cégkivonatra volt szükségünk.

2. Ellenőrizték, hogy történt-e adatváltozás és azt időben bejelentettük-e.

II. A felnőttképzést folytató intézmény felnőttképzési tevékenységének folytatásához szükséges feltételek vizsgálata következett.

  1. Megvizsgálták, hogy az engedélyezett képzési program a jogszabályi előírásoknak megfelel-e, illetve hogy a képzési programban a kötelezően előírt módosításokat elvégeztük-e.
  2. Megnézték, hogy elvégezzük-e a felnőttképzésben résztvevők elégedettség mérését a jogszabályoknak megfelelően.
  3. Sor került arra is az ellenőrzés során, hogy a minőségcélok évenkénti felülvizsgálatáról és az esetleges módosításról gondoskodtunk-e, valamint hogy a minőségbiztosítási rendszerünk megfelel-e a rendeletben meghatározottaknak (nálunk már korábban megtörtént a külső értékelés).
  4. Ellenőrizték, hogy működtetünk-e oktatói minősítési rendszert, illetve végzünk-e előzetes tudásmérést.
  5. Megnézték az ügyfélszolgálati és panaszkezelési rendszerünket is (jó alaposan).
  6. A vagyoni biztosítékra  is szükség volt, illetve arra is, hogy eleget tettünk-e az árbevétel jelentési kötelezettségnek.
  7. Ellenőrizték, hogy teljesítjük-e az OSAP szerinti statisztikai adatszolgáltatást.

III. Képzések vizsgálata (megvalósított képzés dokumentumainak ellenőrzése)

Egy megvalósított OKJ-s képzést választott ki a szakértői bizottság.

Amit ellenőriztek:

  • képzési program
  • tájékoztatási kötelezettség
  • felnőttképzési szerződés tartalmi szempontból
  • adatkezelés
  • egészségügyi alkalmasság vizsgálata (ez ránk nem vonatkozott)
  • záróvizsga megvalósítása
  • a képzés elvégzését igazoló dokumentum
  • haladási napló,
  • jelenléti ív,
  • FIR,
  • tárgyi és személyi feltételek dokumentumai
  • bizonyítványok hiteles másolata, illetve a bizonyítvány átvételéről szóló elismervény eredeti példánya
  • OSAP

IV. Képzések vizsgálata (Folyamatban lévő képzés dokumentumainak vizsgálata)

A folyamatban lévő képzésünk “D” képzési körbe tartozott.

Amit ellenőriztek:

  • képzési program
  • tájékoztatási kötelezettség
  • felnőttképzési szerződés tartalmi szempontból
  • adatkezelés
  • egészségügyi alkalmasság vizsgálata (ez ránk nem vonatkozott)
  • haladási napló,
  • jelenléti ív,
  • FIR,
  • tárgyi és személyi feltételek dokumentumai

Ahogyan az előző cikkemben is jeleztem, hogy óralátogatásra is készülnünk kell. Nálunk úgy nézett ki, hogy kb. 5 percre bementek az órára, megnézték, hogy valóban az a tanfolyam van-e, ami a naplón szerepel és kijöttek 🙂 Nem is készült óralátogatási jegyzőkönyv vagy ehhez hasonló.

Folyt.köv. 🙂 (konklúzió)

Felnőttképzési intézmények hatósági ellenőrzése, avagy hogyan spórolj cégednek több százezer forintot?

2016. március 8-án az oktatóközpont, ahol dolgozom, túlesett 2016. első felnőttképzési hatósági ellenőrzésén. Tényleg, nálunk volt ebben az évben az első 🙂

Összefoglalom nektek az izgalmas eseményeket 🙂

A megkeresést kb. 1 héttel az időpont előtt kaptuk meg telefonon, ahol közölte a vezető szakértő, hogy mikor fognak érkezni hozzánk. Az időpont sajnos nem volt a legmegfelelőbb (egyéb okok miatt), ezért próbáltunk másik időpontot egyeztetni, de a vezető szakértő kötötte az ebet a karóhoz, hogy az NSZFH ezt az időpontot adta meg neki és a másik szakértőnek, tehát nincs mit tenni, ekkor kell jönniük. Természetesen tudomásul vettük és nekiálltunk a felkészülésnek 🙂 Már akkor a telefonban meg kellett mondanunk, hogy melyik folyamatban levő képzésünket szeretnénk, ha meglátogatnánk. (Igen, igen. Órát is látogattak, de erről majd egy picit később.)

Valamint azt is megjegyezte a szakértő úr, hogy úgy készüljünk, hogy ők az eltérésekre fognak koncentrálni, vagyis a hibákat fogják keresni. A kevésbé pozitív hozzáállás ellenére is lelkesen készültünk az ellenőrzésre.

ELŐKÉSZÜLETEK

Gyorsan átpörgettük a felnőttképzési törvény és a 393/2013. (XI. 12.) Korm. rendelet segítségével, hogy melyek azok a dolgok, amelyeket ellenőrizni fognak. Készítettünk egy kis ellenőrző listát és ezen mentünk végig szépen sorban.

Abban biztosak voltunk, hogy egy folyamatban levő és egy lezárt képzést fognak tüzetesebben átnézni. Megjegyzem, hogy oktatóközpontunk “A” és “D” képzési körös képzéseket tart, de van engedélyünk “C” képzési körre is. A lényeg, hogy kettéválasztottuk a futó és a lezárt képzéseket.

Először a folyamatban levő képzésekkel kezdtük. Korábban említettem, hogy a telefonbeszélgetés alkalmával kiderült, hogy melyik futó képzésünket fogják ellenőrizni. Ez egy “D” képzési körös képzés volt.

A folyamatban levő képzéseknél a következőket néztük meg:

  • FIR (Felnőttképzési Információs Rendszer)
  • jelentkezési lapokat
  • a képzés megkezdéséhez és folytatásához szükséges feltételeket igazoló eredeti dokumentumokat, illetve azoknak az általunk hitelesített másolatait
  • felnőttképzési szerződéseket (résztvevők létszámának megfelelő legyen, illetve célszerű megnézni, hogy mindenki aláírta-e, néha picit szórakozottak a résztvevőink :))
  • a felnőttképzési szerződést tartalmi szempontból is megvizsgáltuk (Fktv. 7.§)
  • a képzésnek a képzési program szerinti megvalósítását igazoló, a képzési csoport névsorát, valamint az oktató nevét és az általa oktatott tananyagrész megnevezését tartalmazó dokumentumot, a változásokkal és azok dátumaival (haladási napló)
  • a képzés ütemezése a változásokkal és azok dátumaival a FIR-ben található adatokkal megegyezik-e
  • az elméleti tanórán, gyakorlati foglalkozáson vezetett, a képzésben részt vevő által aláírt jelenléti ívet
  • a képzés megvalósításához szükséges oktató foglalkoztatásával összefüggő dokumentumok eredeti vagy hitelesített példányát (önéletrajz, szerződés, iskola végzettséget igazoló dokumentum)
  • szintén a képzés megvalósításához szükséges tárgyi feltételek biztosítását szolgáló szerződések eredeti példányát

Ezután a lezárt képzésekre koncentráltunk.

A lezárt képzéseknél az fentebb felsoroltakon kívül a következőket néztük még át:

  • a képzésben részt vevőnek a sikeres vizsga letételét vagy a képzés elvégzését igazoló dokumentumának a kiállító által hitelesített másolatát, vagy az intézmény vizsgaszervezése esetén a bizonyítvány átvételéről szóló elismervény eredeti példányát
  • OSAP adatlapot

Nem kis munka volt, bár ha odafigyeltek, hogy minden naprakész legyen vezetve a törvényi előírásoknak megfelelően, akkor elég az ellenőrző listán végig menni, ahogy mi is csináltuk. Persze az ellenőrző lista itt még nem ért véget.

A további dokumentumokat és feltételeket néztük még át:

  • cégkivonatot
  • történt-e adatváltozás és azt bejelentettük-e
  • képzési programokat
  • elvégeztük-e a felnőttképzésben résztvevők elégedettségének mérését
  • a minőségcélokat felülvizsgáltuk-e évente, illetve szükség esetén módosítottuk-e
  • van-e oktatói minősítési rendszerünk
  • az előzetes tudásmérést a jogszabályi előírásoknak megfelelően biztosítottuk-e
  • rendben van-e az ügyfélszolgálati és panaszkezelési rendszerünk
  • rendelkezünk-e vagyoni biztosítékkal
  • eleget teszünk-e a tájékoztatási kötelezettségének
  • gondoskodunk-e a résztvevők személyi adatainak a jogszabályokban előírtak szerinti kezeléséről

 

Folyt.köv. 🙂