Felnőttképzési intézmények hatósági ellenőrzése, avagy fókuszban az ellenőrzések

Ígértem nektek, hogy folytatása következik a Felnőttképzési intézmények hatósági ellenőrzése című cikkemnek. Íme 🙂

A szakértői bizottságot úgy vártuk, hogy minden dokumentumot előkészítettünk, hogy ne kelljen semmit keresgélni, egyből oda tudjunk adni, ha szükség van rá. Ezt nagyon jó néven vették, megköszönték. Elmondták, hogy voltak olyan ellenőrzésen, ahol órákat vett igénybe a dokumentumok összekészítése…

El kell hogy mondjam, nagyon alaposak voltak, minden részletet alaposan átvizsgáltak a szakértők. Kérdéseket persze tettek fel, de nem voltak rosszindulatúak. Elfogadták az eltérő, de jogszabálynak/rendeletnek megfelelő véleményünket is.

AZ ELLENŐRZÉS

2016. március 8-án 10 órára érkeztek meg hozzánk az ellenőrzést végző szakértők. Ők is izgatottak voltak, hiszen 2016. első ellenőrzésére volt szó.

A helyszíni szemle egy nyitóértekezlettel kezdődött, amikor intézményünk képviselője megnézte a szakértők megbízóleveleit, majd a szakértői bizottság felhívta a figyelmet az együttműködésre és az együttműködés hiányának jogkövetkezményeire. Tájékoztattak bennünket az eljárás során megillető jogainkról és kötelezettségeinkről.

I. Az intézmény jogállásást igazoló dokumentumok hatályossági vizsgálatára került sor.

1. Megnézték, hogy az intézmény nyilvántartásban szereplő adatai megegyeznek-e a hatályos okiratban szereplő adatokkal, vagyis a cégkivonatra volt szükségünk.

2. Ellenőrizték, hogy történt-e adatváltozás és azt időben bejelentettük-e.

II. A felnőttképzést folytató intézmény felnőttképzési tevékenységének folytatásához szükséges feltételek vizsgálata következett.

  1. Megvizsgálták, hogy az engedélyezett képzési program a jogszabályi előírásoknak megfelel-e, illetve hogy a képzési programban a kötelezően előírt módosításokat elvégeztük-e.
  2. Megnézték, hogy elvégezzük-e a felnőttképzésben résztvevők elégedettség mérését a jogszabályoknak megfelelően.
  3. Sor került arra is az ellenőrzés során, hogy a minőségcélok évenkénti felülvizsgálatáról és az esetleges módosításról gondoskodtunk-e, valamint hogy a minőségbiztosítási rendszerünk megfelel-e a rendeletben meghatározottaknak (nálunk már korábban megtörtént a külső értékelés).
  4. Ellenőrizték, hogy működtetünk-e oktatói minősítési rendszert, illetve végzünk-e előzetes tudásmérést.
  5. Megnézték az ügyfélszolgálati és panaszkezelési rendszerünket is (jó alaposan).
  6. A vagyoni biztosítékra  is szükség volt, illetve arra is, hogy eleget tettünk-e az árbevétel jelentési kötelezettségnek.
  7. Ellenőrizték, hogy teljesítjük-e az OSAP szerinti statisztikai adatszolgáltatást.

III. Képzések vizsgálata (megvalósított képzés dokumentumainak ellenőrzése)

Egy megvalósított OKJ-s képzést választott ki a szakértői bizottság.

Amit ellenőriztek:

  • képzési program
  • tájékoztatási kötelezettség
  • felnőttképzési szerződés tartalmi szempontból
  • adatkezelés
  • egészségügyi alkalmasság vizsgálata (ez ránk nem vonatkozott)
  • záróvizsga megvalósítása
  • a képzés elvégzését igazoló dokumentum
  • haladási napló,
  • jelenléti ív,
  • FIR,
  • tárgyi és személyi feltételek dokumentumai
  • bizonyítványok hiteles másolata, illetve a bizonyítvány átvételéről szóló elismervény eredeti példánya
  • OSAP

IV. Képzések vizsgálata (Folyamatban lévő képzés dokumentumainak vizsgálata)

A folyamatban lévő képzésünk “D” képzési körbe tartozott.

Amit ellenőriztek:

  • képzési program
  • tájékoztatási kötelezettség
  • felnőttképzési szerződés tartalmi szempontból
  • adatkezelés
  • egészségügyi alkalmasság vizsgálata (ez ránk nem vonatkozott)
  • haladási napló,
  • jelenléti ív,
  • FIR,
  • tárgyi és személyi feltételek dokumentumai

Ahogyan az előző cikkemben is jeleztem, hogy óralátogatásra is készülnünk kell. Nálunk úgy nézett ki, hogy kb. 5 percre bementek az órára, megnézték, hogy valóban az a tanfolyam van-e, ami a naplón szerepel és kijöttek 🙂 Nem is készült óralátogatási jegyzőkönyv vagy ehhez hasonló.

Folyt.köv. 🙂 (konklúzió)

Hozzászólás